メールの件名ルールを決めよう

メールの件名ルールを決めよう

最近はLINEやSlackなどのチャットツールが流行ってますが、会社でメールを使ってるという人は今も多くいるのではないかと思います。

誰かとメールをやりとりすると件名を自由につけられるので、メールを受信した人はメールの件名を見ただけでは何も判断出来ず本文を確認する必要があります。

さらに人によっては案件や作業ごとにメールフォルダを分別したい人もいると思います。

フォルダ分けを自動で行いたい人が自由に件名をつけられたメールを受信すると個人的に設定していたルールを逸脱した件名である場合、想定しているメールフォルダに振り分けられません。

そして、自動で振り分けられなかったメールを

手動で振り分けないといけません。

手動で振り分ける時間も塵も積もれば山となるでたくさんメールが来る人だと膨大な時間になりかねません。

そんな人はやりとりする人やチームメンバーにメールの件名はこのルールでつけて下さいと周知しておけば、手動振り分け作業を極力なくすことができます。

メールの件名ルール設定の例

例えば 、引越し業者がとある会社とビル移転のやりとりをしているとします。

件名ルールが以下だとします。

「[会社名]作業名:任意の件名」

実際の例は以下のような感じになります。

「[●×商事]ビル移転:移転日時調整の件」

こうすればどの会社から何の作業か一瞬で分かるし、会社ごとにメールフォルダを振り分けたい場合、会社名で自動振り分け設定すれば勝手にメールソフトが振り分けてくれます。

 

まとめ

働き方改革が求められている昨今情報整理することで少しでも効率を上げられるような仕組みを作るといいと思ってます。

相手の時間と自分の時間も節約できてwin-winの関係になれると僕は思っているので、メールの件名ルールを決めるのはおすすめです。