メールの処理を早くしたたった4つの手順

みなさんメールの処理時間はどれくらいかけていますか??

僕はこの手順は自分で考えたのですが、これをやったら以前よりは2分以上メールの処理速度が早くなったように思います。

 

普段僕は何に時間がかかっているのかを考えたところ

メールの処理に一日にうち1時間くらいかかっていました。

そこで、いつもやっている処理を手順化すれば処理スピードが早くなるのでは?

と思っていつもやっている手順を書き出してみました。

①メールをとりあえず完成させる。

②内容を10回以上チェック、宛先を二回チェック

③送信

 

チェックしすぎですね。。。

 

上記手順を以下のように変更してみました。

①メールをとりあえず完成させる。

②内容を二回チェック、宛先を二回チェック

5分時間を置いて1回確認

④送信(③で問題がなければ容赦なく送信)

 

これだけです。大至急のメールじゃなければ、5分時間を置くのが大事だと思います。

一旦作成して5分ほっとくんです。これで5分前の自分とは違う自分として作成したメールをみることができて間違いを発見しやすいです。

 

報告書なんかは早めに仕上げて一日置いて次の日見直すということをやればだいぶ間違いを多く見つけられます。

 

僕の経験上なので、全員に当てはまるか分かりませんが、時間を置いてみるだけでここおかしいとか違う視点が生まれるので、一度やってみるといいのではないかと思います!!